Le Projet de Communication Multimédia

Le multimédia n'est plus un phénomène confidentiel, dont on pouvait se tenir à l'écart. A l'instar de l'ordinateur ou du fax, le site web et les autres supports multimédias ont vocation à devenir des standards, que ce soit dans l'entreprise, au sein du foyer familial, ou de toute autre structure économique, administrative ou sociale. Sa progression est manifeste et, avec quelques années d'avance, le marché américain nous indique clairement qu'il s'agit d'une révolution industrielle durable.

Dans le cadre de l'entreprise, l'Internet est un outil de productivité multifonctions. Le développement d'un support multimédia, que ce soit un site web ou un CD-Rom, est une des réponses apportées à la stratégie de communication, préalablement définie par le management de l'entreprise. Un projet multimédia est donc construit en vue de la réalisation d'objectifs précis : c'est pourquoi chaque projet est unique.

L'utilisation professionnelle de l'Internet et du multimédia s'insère dans une économie de l'information. Données, informations, connaissances, sont autant de termes que l'on rencontre aujourd'hui pour qualifier la matière première de cette nouvelle économie, la Netéconomie. C'est la méthode d'appropriation de l'information, sa possession et le partage qu'on en fait qui conditionnent désormais le succès d'une entreprise. Le cœur de cette nouvelle économie : la communication. Nombre d'analystes insistent sur les risques encourus en se tenant à l'écart de cette évolution et sur la nécessité d'un temps d'adaptation, dont on profitera plus librement s'il n'est pas vécu dans l'urgence.

Ainsi, l'alternative ne repose plus sur la présence et l'acquisition de ces outils mais plutôt sur la mission qu'on leur attribue. C'est pourquoi les managers exigent de plus en plus une qualité qui ne tient plus seulement dans l'acquisition d'un site web, mais aussi dans la capacité qu'il a de remplir certaines fonctions.

Les fonctions d'un site Web

Un site est incontestablement un atout supplémentaire pour les entreprises qui savent l'appréhender à travers toutes ses dimensions : communication institutionnelle, communication commerciale, marketing et vente, ressources humaines.

Outil d'information et de communication :
Un site est d'abord qualifié par son contenu. Qu'il soit pertinent ou ludique, c'est toujours sur le gage de cette qualité que les visiteurs reviendront. C'est sur cette base qu'on transformera le visiteur en client, et s'il l'est déjà, en partenaire. Le site Web est en effet un excellent moyen de présenter l'entreprise, son activité et d'encourager le visiteur, par différents moyens à participer à son évolution. Elle peut le faire soit d'une façon générale (destiné à un grand public) ou soit d'une façon plus ciblée ( recherche d'une clientèle type ou spécialisée).

Outil de développement interne et externe de l'entreprise :
  Interne :
L'Internet est instrument de réactivité et de performance sur tous les métiers et savoir-faire de l'entreprise.

  Externe :
Internet étant un outil qui ne connaît pas de " frontière ", chaque entreprise dispose avec lui d'une ouverture sur le monde et des marchés qu'elle peut cibler. Le fait d'accéder au Web donne à l'entreprise un caractère de transnationale, quelle que soit sa taille effective.

Outil de fidélisation et de suivi personnalisé du client :
Le site web rassemble les fonctionnalités idéales pour développer une politique de fidélisation du client : il permet en permanence de suivre les attentes, les interrogations, de conseiller, ou encore d'informer ; on inaugure un service après vente rapide (plus besoin de se déplacer), efficace, personnalisé et extrêmement rentable de ce fait. Les modèles économiques les plus performants sur l'Internet reposent toujours sur la constitution d'une audience. Une fois la confiance accordée, on dispose d'une latitude importante pour enrichir le catalogue de services que l'on souhaite vendre au client.

Outil de gains et de performances :
La facilité de communication induite par la présence du réseau au sein de l'entreprise lui permet de définir des objectifs de prospection, de management, de marketing ou de vente, qui lui étaient auparavant interdits : le niveau des barrières à l'entrée est considérablement amoindri. L'Internet permet de s'informer et d'informer, pour communiquer et vendre. C'est aussi un outil qui réduit votre facture téléphonique : l'e-mail coûte évidemment moins cher que le courrier, en permettant l'envoi de fichiers volumineux, sous tous formats ; des services gratuits de fax sont à votre disposition ; et avec un équipement de base, vous pouvez vous lancer dans la conversation en ligne, et pourquoi pas réaliser des vidéo-conférences en économisant vos frais de déplacement.

Outil de vente :
L'Internet se développe aussi par l'e-commerce. Chaque entreprise, avec un investissement minimal peut s'offrir une boutique en ligne assistée d'un service de paiement sécurisé.

L'Intranet
L'Intranet est un réseau qui se limite aux frontières de l'entreprise. Le principe de fonctionnement reste le même que celui d'Internet : il s'agit d'échanger des données entre plusieurs utilisateurs qui sont reliés entre eux. Les notions de Management des Connaissances et les types d'organisation du travail tels que le workflow ou le groupware supposent l'utilisation d'un intranet.

L'avantage de ce système réside dans le fait qu'il permet de mettre en commun dans un cadre stratégique une multitude d'informations et cela à trois niveaux :
Les responsables de l'entreprise peuvent suivre à tout moment les processus de production, de développement, de gestion ou de logistique.
Les salariés sont en mesure de répondre plus efficacement et rapidement aux exigences des clients si ils sont renseignés de manière efficace sur le processus de fabrication d'un produit.
Les employés sont impliqués et responsabilisés : les niveaux hiérarchiques se tassent, le travail est découpé en projets, réunissant dans une même dynamique tous les acteurs qui sont reliés les uns aux autres.

L'Extranet
Par extension, l'extranet se dit d'un réseau intranet qui s'ouvre aux interlocuteurs externes à l'entreprise. Il permet de rendre accessible certaines informations (suivi de l'acheminement d'un colis, par exemple), afin d'optimiser les relations avec les fournisseurs, les clients ou des sous-traitants. Cet accès est néanmoins limité et contrôlé.

Remarque : un nombre croissant d'informations transite donc par le biais des réseaux. Cependant, l'un des freins à l'utilisation professionnelle et commerciale de ceux-ci procède des problèmes liés à la sécurité et à la confidentialité des informations. C'est pourquoi, afin que cette entrave soit libérée, une loi a récemment été votée par l'Assemblée qui libéralise l'usage du cryptage.